Sous l’autorité du/de la directeur.trice régional.e, le/la directeur.trice régional.e adjoint.e - administration est responsable de l’ensemble des domaines de la gestion administrative de la direction régionale Europe Occidentale et de l’AISBL Agence Universitaire de la Francophonie – Union Européenne (AUF-UE). Il/elle participe à l'organisation et au suivi des activités dans le cadre de la programmation régionale de la direction, en lien avec le/la directeur.trice régional.e. Ayant une bonne connaissance de la stratégie de l’AUF et des partenaires, il/elle peut être appelé.e à suppléer ou à assurer l'intérim du/de la directeur.trice régional.e, par délégation, en fonction des besoins.
I – PRÉSENTATION
Sous l’autorité du/de la directeur.trice régional.e, le/la directeur.trice régional.e adjoint.e – administration est responsable de l’ensemble des domaines de la gestion administrative de la direction régionale Europe Occidentale et de l’AISBL Agence Universitaire de la Francophonie – Union Européenne (AUF-UE). Il/elle participe à l’organisation et au suivi des activités dans le cadre de la programmation régionale de la direction, en lien avec le/la directeur.trice régional.e. Ayant une bonne connaissance de la stratégie de l’AUF et des partenaires, il/elle peut être appelé.e à suppléer ou à assurer l’intérim du/de la directeur.trice régional.e, par délégation, en fonction des besoins.
II- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Finances
- Coordonner la production des propositions budgétaires (actions, fonctionnement et masse salariale)
- Superviser l’exécution du suivi budgétaire pour la région
- Gérer efficacement les ressources attribuées à la direction régionale
- Veiller à l’application des règles et procédures financières internes
- Superviser les opérations administratives, financières et comptables de la région et de l’AISBL AUF-UE
- Participer à l’élaboration et au suivi financier des conventions de subvention
- Superviser la gestion administrative, financière et comptable des projets sur financement externe développés dans le cadre de l’AISBL AUF-UE (Erasmus+, Horizon Europe, FTP, TED…)
Ressources humaines
- Animer et coordonner les activités des personnels
- Appliquer les politiques et procédures en ressources humaines (évaluations annuelles, revalorisation des salaires, etc.)
- Participer à la planification et au développement des compétences (plan de formation)
- Assurer la gestion courante des personnels en conformité avec les règles internes et les législations locales (gestion de la paie, des congés, du temps de travail…)
- Assurer la gestion et le suivi des recrutements
- Participer à l’élaboration de l’organigramme fonctionnel et la répartition des tâches et des responsabilités entre les membres de l’équipe
- Veiller au bien-être des employés au travail (sécurité, protection de la santé, ergonomie, aspects psychosociaux, hygiène, embellissement des lieux de travail…)
- Assurer le suivi de la masse salariale
- Agir comme représentant.e de la direction auprès des personnels
Administration générale et informatique
- Veiller à l’élaboration et à l’application des règles et procédures administratives internes et des processus organisationnels
- Gérer l’organisation et le fonctionnement de la direction régionale (approvisionnement, maintenance, sécurité, inventaires…)
- Superviser la gestion des ressources informatiques des implantations de la région (infrastructures techniques, systèmes d’information) en lien avec le responsable numérique régional
- Superviser l’organisation et le suivi des missions
- Organiser des réunions d’équipe
- Administrer et assurer la gestion journalière de l’association de droit belge « AISBL AUF-UE »
- Participer à la mise en place du RGPD au sein de la direction et de l’AISBL AUF-UE
Institutionnel et communication
- Assurer le suivi de la vie associative et la gestion des adhésions, démissions, cotisations des établissements de la région et de la mise à jour des informations les concernant
- Veiller à la diffusion des politiques de l’AUF dans la région
- Participer à l’élaboration et au suivi des conventions de partenariats dans la région
- Représenter l’AUF par délégation du directeur régional, auprès des établissements membres, des autorités politiques et administratives et des partenaires
- Superviser la stratégie de communication interne et externe
III – QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES
Formation
- Diplôme universitaire de deuxième cycle (Master en administration, finances, ressources humaines ou tout autre domaine pertinent)
Expérience
- Expérience professionnelle d’au moins cinq (5) ans dans un poste de gestion incluant l’encadrement d’équipes
- Expérience en gestion de projets de coopération internationale, notamment des projets européens
- Expérience au sein des institutions de l’Union européenne souhaitée
Compétences
- Maîtrise du cadre législatif belge et du fonctionnement d’une entreprise et d’une AISBL de droit belge
- Compréhension des questions internationales et capacité à travailler dans un contexte international
- Connaissance de l’environnement régional (politique, économique, social, éducatif, culturel)
- Maîtrise des principaux outils bureautiques
- Maîtrise de la langue française, à l’oral et à l’écrit
- Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral pour assurer la correspondance avec les institutions européennes
- Capacité à animer et mobiliser des équipes dans un contexte multiculturel et à distance
- Attitude orientée solutions et résolution de problèmes, résistance au stress
- Grande capacité d’adaptation, rigueur, autonomie, initiative et disponibilité
- Sens de l’écoute et capacité à gérer les conflits
- Sens de l’organisation, des priorités et de la planification stratégique
IV – CONDITIONS
- Lieu d’affectation : Bruxelles, Belgique
- Type de contrat : Contrat à durée déterminée de deux (2) ans, avec possibilité de renouvellement
- Statut du poste : Local ou expatrié, possibilité d’accueil de fonctionnaire en détachement
- Date de l’entrée en poste : Février 2023
- Rémunération : Selon la grille salariale de l’AUF applicable à Bruxelles
N.B. : Les candidat.e.s qui n’ont pas la nationalité belge ou la résidence d’un pays de l’Union européenne doivent détenir un permis de travail valide.